Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli w wyniku oceny wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie zawarta umowa o dofinansowanie. Cała procedura będzie przebiegać w obiegu elektronicznym, w Lokalnym Systemie Informatycznym LESSI. Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.
Kwalifikowalność wydatków
Realizując projekt należy pamiętać, że nie każdy związany z nim wydatek może zostać dofinansowany. Tylko wydatki z katalogu kosztów kwalifikowanych podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty pokrywane są ze środków własnych. O kwalifikowalności wydatku decyduje również:
- czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
- czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
- czy wydatek jest efektywny.
Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, przedstawione do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:
- czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
- czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
- czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
- zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
- efektywność poniesionego wydatku,
- sposób udokumentowania wydatków.
Przyjęcie dofinansowania oznacza zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także do dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, muszą stosować zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, które są szczegółowo przedstawione w wytycznych.
Jak zrealizować projekt zgodnie z zasadą konkurencyjności?
Kontrola projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości. Projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:
- Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
- Kontrola w miejscu jego realizacji lub w siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany;
- Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy jeden podmiot realizuje więcej niż jeden projekt lub gdy realizował projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej beneficjent nie uczestniczy – prowadzona jest na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym; można dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i skierowana jest prośba o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
- Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą beneficjent zobowiązany jest posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
- Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje
- Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, przedstawiane są zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja
Przez cały okres realizacji projektu należy regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.
Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego (CST) możesz:
- utworzyć wniosek o płatność i przesłać go do instytucji w celu weryfikacji,
- prowadzić korespondencję,
- przekazać haromonogram realizacji projektu,
- ewidencjonować informację o: zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu.
Integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych przez Ciebie do wykonywania w Twoim imieniu czynności związanych z realizacją projektu w ramach CST.
Dowiedz się więcej o Centralnym systemie informatycznym.
Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, należy uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że projekt jest realizowany niezgodnie z założeniami z wniosku lub nie został osiągnięty zamierzony cel. Całość lub część dotacji należy zwrócić jeżeli nie zostaną dochowane procedury związane na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.
O płatność występuje się:
- wnioskując o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
- wnioskując o refundację już poniesionych kosztów,
- rozliczając otrzymane zaliczki – wtedy należy wykazać wydatki poniesione i opłacone z otrzymanych wcześniej zaliczek,
- gdy podmiot jest jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w budżecie – rozliczenie wydatków.
Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkuluje się na podstawie kosztów, planowanych do poniesienia w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawia się zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dotację. Wymagane może być również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest gromadzenie wszelkich związanych z nim dokumentów. Przedstawia się je wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudnieni byli pracownicy – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec wykorzystaniu tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
Zasady promocji i oznakowania
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.
We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.
Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?
- znak Funduszy Europejskich, z nazwą Programu Pomoc Techniczna, z którego realizowany jest Twój projekt
- znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie
Ostateczny opis Twoich obowiązków w zakresie informacji i promocji znajdzie się w Poradniku Beneficjenta oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.
Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w zakładce Zasady promocji i oznakowania projektów w Programie.
Trwałość projektu
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu kupowane były środki trwałe, bądź też zatrudniani byli pracownicy obowiązuje go tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat.
Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.
Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:
- zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar wsparcia programu,
- nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
- nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
Po zakończeniu projektu istnieje obowiązek przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym jest obowiązek udostępniania wglądu w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.